Ausgebrannt, unkonzentriert und deprimiert: Mögliche Symptome von Erkrankungen, die eine Ursache in hohe psychische Belastungen am Arbeitsplatz haben können. Um dem vorzubeugen und um die mentale Gesundheit von Beschäftigten zu schützen, sind Unternehmen verpflichtet eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung (GB Psych) durchzuführen. Wie funktioniert die sogenannte GB Psych? Und wieso ist sie unabdingbar?
Was sind die Ursachen von psychischen Erkrankungen?
Die Ursachen psychischer Erkrankungen sind vielfältig. Neben sozialer Isolation, Unsicherheit, Angst um die eigene Gesundheit oder finanzielle Sorgen können psychische Belastungsfaktoren durch mangelhaft gestaltete Arbeitsbedingungen Auslöser für psychische Erkrankungen sein. Die meisten Belastungen im Arbeitsalltag entstehen durch eine hohe Arbeitsmenge, großen Termindruck, Störungen in den Arbeitsprozessen, Informationsüberflutung oder -mangel, ungenaue Anweisungen, schlechte Ergonomie oder zu wenig Handlungsspielraum.
Seit 2013 ist die GB Psych daher für jedes Unternehmen ab einem Mitarbeitenden gesetzlich verpflichtend. Sie soll dazu führen, dass Gefährdungen durch psychische Belastungen am Arbeitsplatz erkannt und reduziert werden können. Hierfür werden die Arbeitsbedingungen der Beschäftigten durchleuchtet und belastende Faktoren ermittelt und beurteilt. Dies bildet die Grundlage für die Ableitung und Umsetzung von Maßnahmen, die zu einer Reduzierung der Belastung führen sollen. Anschließend wird die Wirksamkeit der Maßnahmen kontrolliert und die Gefährdungsbeurteilung bei Bedarf fortgeschrieben.
Vorteile der GB Psych für Ihr Unternehmen
Psychische Erkrankungen haben nicht nur für die betroffenen Menschen und ihre Familien starke Auswirkungen, sondern auch für Unternehmen und die Volkswirtschaft. Daher ist die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen am Arbeitsplatz essentiell für eine nachhaltige Entwicklung Ihres Unternehmens und führt zu gesunden, leistungsfähigen und motivierten Mitarbeitern. Arbeitsbedingungen werden systematisch überprüft und bei festgestellten Mängeln so umgestaltet, dass Risiken für gesundheitliche Beeinträchtigungen und Unfälle gemindert und Potenziale einer menschengerechten Arbeit erschlossen und genutzt werden.
Darüber hinaus können sicher und gesundheitsgerecht gestaltete Arbeitsbedingungen zu folgenden Vorteilen beitragen:
- Verbesserung der Motivation und der Arbeitszufriedenheit
- Steigerung der Leistungsfähigkeit der Beschäftigten
- Steigerung der im Innen- und Außenraum wahrgenommenen Attraktivität des Arbeitgeber
Welche Aspekte muss der Arbeitgeber erfassen?
Aufgabe des Arbeitgebers ist es zu analysieren, ob gewisse Bedingungen im Arbeitsalltag eine Gefährdung für die Psyche der Mitarbeiter*innen darstellen. Dabei werden die betrieblichen Rahmenbedingungen der einzelnen Arbeitsplätze und Tätigkeiten betrachtet und beurteilt. Im Folgenden haben wir Ihnen die wichtigsten, zu betrachtenden Aspekte der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung aufgeführt:
Wie funktioniert die GB Psych?
Die GB Psych ist ein wichtiger Teil des betrieblichen Gesundheitsmanagements, um negativen Folgen durch psychische Belastungen am Arbeitsplatz effektiv vorzubeugen. Allerdings ist sie mit einigen Aufwänden verbunden. Die Dokumentation und eine Maßnahmenprüfung innerhalb der GB Psych sind zwingend erforderlich, da dies das Gesetz vorschreibt. Wir erläutern Ihnen im Weiteren die einzelnen Schritte, wie die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung funktioniert und worauf Sie achten müssen von der Vorbereitung bis hin zur Dokumentation. Ein positiver Aspekt, Sie müssen die GB Psych als Arbeitgeber nicht selbst durchführen. Mithilfe unserer Argumed Experten können Sie die folgenden Aufwände gemeinsam bewältigen und sparen so interne Ressourcen in Form von Zeit und Geld.
- Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen
In erster Linie sieht das Gesetz vor, dass dass, die Gefährdungsbeurteilung nach Art der Tätigkeiten durchgeführt wird. Das heißt, Tätigkeiten, welche sich von anderen hinsichtlich der psychischen Belastung unterscheiden, müssen separat betrachtet werden. Sie dürfen Gruppen mit gleichartigen Arbeitsbedingungen zusammenfassen – entweder nach Arbeits- und Organisationsbereich (Verwaltung, Produktion, Lager, Außendienst u.a.) oder nach Berufsgruppe (Führungskräfte, Kundendienst, Ingenieure u.a.). Dies muss in der GBU ausführlich dokumentiert und erklärt werden für einen Besuch der Berufsgenossenschaft. - Gefährdungen durch psychische Belastungen am Arbeitsplatz ermitteln
Es gibt viele Möglichkeiten, die Belastungssituationen zu erheben. Wie Sie die Erhebung gestalten, liegt in Ihrem Ermessen. Hier können bereits durchgeführte Mitarbeiterbefragungen, bestehende Daten zu Krankenstand, Arbeitsunfähigkeitsgeschehen und Mitarbeiterfluktuation einen möglichen Handlungsbedarf aufzeigen.Darüber hinaus empfiehlt es sich im Rahmen von standardisierten Befragungen die Arbeitsbedingungen systematisch zu analysieren. Wichtig ist hier aber, dass die eingesetzten Fragebögen Ihren individuellen betrieblichen Begebenheiten gerecht werden. Der Argumed Fragebogen bietet Ihnen trotz einem hohen Grad an Standardisierung ausreichende Anpassungsmöglichkeiten, sodass die Belastungssituation Ihrer Beschäftigten umfassend und abschließend erfasst werden kann.
- Gefährdungen psychischer Belastungen beurteilen und erfassen
Nach der Analyse der ermittelten Belastungsfaktoren ist es nötig, dass die Faktoren beurteilt werden. Ab wann ist ein Zustand psychisch belastend für die Mitarbeiter*innen und an welcher Stelle sind Maßnahmen erforderlich?Empfehlenswert ist es, sich an den Vorgaben des eingesetzten Instruments zu orientieren. Hier werden oftmals Grenzwerte oder Ampelsysteme verwendet, die einen notwendigen Handlungsbedarf anzeigen. Argumed bietet Ihnen genau solche Interpretationshilfen, sodass Sie datenbasierte Entscheidungen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen Ihrer Beschäftigten treffen können.
- Maßnahmen festlegen
Anhand der erhobenen Daten können nun Maßnahmen abgeleitet werden. Hier wird oftmals zwischen Quick Wins und längerfristigen Maßnahmen unterschieden. Quick Wins sind schnell wirkende und umsetzbare Maßnahmen und damit eine gute Möglichkeit, das Vertrauen Ihrer Beschäftigten in den Prozess zu stärken. Längerfristige Maßnahmen müssen genauer geplant werden und benötigen deshalb oftmals mehr Vorbereitung.Generell ist es wichtig, dass die Beschäftigten in den gesamten Prozess der Maßnahmenfindung und -umsetzung eingebunden werden um so u.a. auch die Identifikation mit dem Arbeitgeber zu stärken.
- Maßnahmen durchführen
Oftmals haben bereits kleine Maßnahmen eine große Wirkung. So können beispielsweise Headsets und Raumteiler zur Lärmreduzierung in Großraumbüros eingesetzt werden oder etwaige Unklarheiten in der Rollenverteilung und Missverständnisse durch Verschriftlichung der Aufgaben- und Kompetenzbereiche vermieden werden. Langfristig kann so die Motivation, Arbeitszufriedenheit und Produktivität der Beschäftigten gesichert werden. - Wirksamkeit der Maßnahmen prüfen
Ob die Maßnahmen tatsächlich zu einer Reduktion der psychischen Belastung und damit zu einer Verbesserung der Arbeitsbedingungen beigetragen haben, muss im Nachgang geprüft werden. Um Veränderungen – sowohl positiv als auch negativ – im Blick zu behalten, empfiehlt es sich, bspw. im Rahmen von jährlichen Online-Befragungen nachzufragen. Ergänzend können auch Online-Kurzbefragungen eingesetzt werden, welche speziell auf einzelne Maßnahmen abzielen. Sollte sich die Belastungssituation nicht verbessert oder gar verschlechtert haben, ist es die Pflicht des Arbeitgebers, die bestehenden Maßnahmen zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen oder weitere Maßnahmen einzuleiten. - GB Psych fortschreiben und dokumentieren
Der Gesetzgeber fordert, dass die Durchführung der GB Psych analog zur klassischen Gefährdungsbeurteilung dokumentiert werden muss. Hierbei muss erkennbar sein, dass die GB Psych entsprechend durchgeführt wurde, welche Maßnahmen daraus resultiert sind und ob diese zur Reduktion der psychischen Belastungen am Arbeitsplatz beigetragen haben. Die Dokumentation kann in Papierform oder aber auch in Form elektronisch gespeicherter Dateien geführt werden. Der Vorteil einer digitalen Dokumentation ist die hohe Ersparnis von Zeit und Kosten.
Damit die Gefährdungsbeurteilung immer auf einem aktuellen Stand ist, fordert der Gesetzgeber diese fortzuschreiben. Wenn Sie, wie in Punkt 6 beschrieben, die Umfragen regelmäßig durchführen, brauchen Sie sich hierzu keine Gedanken machen.
Klingt aufwändig? Argumed unterstützt Sie vom ersten bis zum letzten Schritt oder hilft Ihnen, das Grundgerüst entstehen zu lassen, auf welches Sie aufbauen können. Von der Planung und Organisation über die Durchführung von regelmäßigen Online-Umfragen bis hin zur Moderation von Workshops.
