Die Arbeitswelt befindet sich weiterhin im Wandeln und das Arbeiten von zu Hause oder gar aus dem Ausland wird immer attraktiver für Arbeitnehmer. Viele haben das flexible Arbeiten kennengelernt und möchten ihren Alltag weiterhin auch außerhalb des Büros gestalten können. Doch kennen Sie alle gesetzlichen Pflichten und Vorgaben, damit Ihr Mitarbeiter auch remote sicher arbeiten kann? Sie als Arbeitgeber sollten daher die rechtlichen Grundlagen von Home Office und Remote Work kennen.
Wie unterscheidet sich Home Office von Remote Work?
Durch die Corona-Krise hat sich das Arbeiten für die meisten Arbeitnehmer verändert, denn circa 49%, also fast jeder zweite Beschäftigte, hat zumindest teilweise im Home Office gearbeitet. Doch auch jetzt, nachdem die Homeoffice-Pflicht zu Ende ist, möchte der Großteil der Arbeitnehmer nicht mehr auf diese Flexibilität verzichten – ein eindeutiger Hinweis, dass der Trend „Ortsunabhängiges Arbeiten“ Arbeitgebern Druck macht, diese Flexibilität weiterhin gewährleisten zu können. Doch wie unterscheiden sich die Begriffe Home Office und Remote Work voneinander? Ist das nicht das Gleiche?
Home Office bedeutet, dass der Mitarbeiter für seine Tätigkeit einen fest installierten Arbeitsplatz im eigenen Heim hat. Der Arbeitgeber stellt dafür die technischen Arbeitsmittel und eventuell auch Mobiliar zur Verfügung. Zusätzlich gibt es feste Arbeitszeiten, in denen der Arbeitnehmer erreichbar sein muss.
Anders als beim mobilen Arbeiten (Remote Work) ist die Flexibilität wesentlich größer als im Homeoffice. Das heißt, dass der Mitarbeiter lediglich einen zu erledigenden Arbeitsauftrag hat und diesem jedoch völlig unabhängig von Zeit und Ort nachgehen kann.
Welche arbeitszeitrechtlichen Vorgaben sind zu beachten?
In beiden Fällen gilt der gesetzliche Arbeitsschutz. Bei beiden Arbeitsformen gilt für den Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht und Verantwortung für die Sicherheit und die Gesundheit seiner Beschäftigten. Allerdings kann der Arbeitgeber durch die Distanz nur schwer kontrollieren, so können z. B. auch präventive Maßnahmen wie Gefährdungsbeurteilungen nur sehr schwer bis gar nicht durchgeführt werden. Es ist somit für den Arbeitgeber nicht feststellbar, ob der Arbeitsplatz alle Vorgaben der arbeitsschutzrechtlichen Richtlinien erfüllt.
Daher ist es notwendig, dass die Unternehmen die Beschäftigten zum Beispiel über digitale Unterweisungen zur Ergonomie am Bildschirmarbeitsplatz unterrichtet. Auch wenn Mitarbeitende den klassischen Arbeitsplatz gerne tauschen und von zu Hause oder remote arbeiten, gibt es auch negative Faktoren, wie zum Beispiel durch die fehlende Abgrenzung des Arbeitsortes viele Überstunden, digitale Ermüdung durch zu viel Meetings vor dem Bildschirm und abfallende Stressresilienz. Der Arbeitgeber muss den Mitarbeiter auf die offiziellen Regelungen zu maximalen Arbeitszeiten, Pausen- und Ruhezeiten etc. innerhalb des Arbeitsschutzgesetzes hinweisen.
Arbeitsschutz
Um die Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer zu gewährleisten, müssen notwendige Arbeitsschutzmaßnahmen getroffen werden, die über eine Gefährdungsbeurteilung abgeleitet werden. Dies beinhaltet eine genaue Befragung der Umstände sowie eine angemessene Unterweisung der Mitarbeiter auch hinsichtlich der Vorgaben der Betriebssicherheitsverordnung für Arbeitsmittel. Außerdem muss der arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) nachgegangen werden. Mobiles Arbeiten unterliegt nicht der Arbeitsstättenverordnung. Dennoch gilt hier das Arbeitsschutzgesetz gemäß § 5 Absatz 1 ArbSchG. Dies besagt, dass der Arbeitgeber vor Antritt der Tätigkeit eine Beurteilung der Gefährdungen durchführen muss sowie die damit verbunden Maßnahmen getroffen werden.
Versicherungsschutz
Bei der Arbeitsform Remote Work (mobiles Arbeiten) gilt ebenso wie bei der Tätigkeit vor Ort in der Unternehmensstätte derselbe Umfang des Versicherungsschutzes. Dies gilt als zusätzlicher Unfallversicherungsschutz für Mitarbeiter und das, seit dem das Betriebsrätemodernisierungsgesetz in Kraft getreten ist. Dieser Gesetzesentwurf erleichtert unter anderem die Gründung und Wahlen von Betriebsräten sowie die Vereinfachung der digitalen Betriebsratsarbeit und stärkt damit den Schutz der Arbeitnehmer. Weitere Informationen finden Sie hier.
Datenschutz
Der Schutz von Daten und von Betriebsgeheimnissen ist in Zeiten von Homeoffice und Remote Work ein noch größerer Punkt geworden. Geeignete Datenschutz-Vorkehrungen liegen in der Verantwortlichkeit des Arbeitgebers und müssen am heimischen Arbeitsplatz gewährleistet sein. Der Arbeitnehmer im Gegenzug ist dafür verantwortlich, pflichtbewusst diese datenschutzrechtlichen Voraussetzungen immerzu einzuhalten. Welche Maßnahmen zum Datenschutz sich erschließen, ist von jedem Unternehmen in eigener Verantwortung abhängig. So können z.B. Regelungen gelten, wie die Nutzung einer VPN-Verbindung, keinen Zugang der technischen Arbeitsmittel für Dritte. Aber auch das Verbot der Mitnahme sensibler Unternehmensdaten nach Hause.
Digitale Lösungen im Arbeitsschutz als Hilfsmittel für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Um den gesetzlichen Arbeitsschutz auch für Mitarbeiter außerhalb der Betriebsstätte zu gewährleisten, bieten sich vor allem digitale Lösungen zum Schutz der Gesundheit und Sicherheit der Arbeitnehmer. Über das innovative digitale Kundenportal von Argumed können Unternehmen jederzeit alle bereits laufenden, abgeschlossenen und noch offenen Arbeitsschutz-Maßnahmen einsehen und koordinieren. Auch die dafür benötigten Dokumente, Unterweisungen und zuständigen Kontaktpersonen sind digital hinterlegt.
Damit kann ohne viel Aufwand zum Beispiel eine Gefährdungsbeurteilung erstellt, eine ASA-Sitzung einberufen, das Personal flexibel unterwiesen oder kompetente Beratung durch unser arbeitsmedizinisches Fachpersonal online angefordert werden. Die einzelnen Standorte Ihres Unternehmens können zentral verwaltet werden. Sie sehen den Compliance Status Ihres Unternehmens per Login auf einer tagesaktuellen Basis und können so sichergehen alle präventiven Maßnahmen zum Schutz der Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden getroffen zu haben. Sie profitieren von einem hohen Return on Prevent, da Ihr Unternehmen von weniger Ausfällen profitiert. Laut des Fehlzeiten-Reports der AOK waren die AOK-versicherten Arbeitnehmer*innen im Schnitt 19,9 Kalendertage arbeitsunfähig. Eine Vorsorge, die sich für Ihr gesamtes Unternehmen auszahlt.
